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Comment organiser des dizaines de coachs sur un marché ?
Trente consultants, salariés et indépendants, sur quatre territoires, avec des délais de prise en charge à tenir et des heures à justifier. L'organisation se joue sur six points : qualifier, contractualiser, former, affecter, suivre, remplacer.
Par Christophe Fruytier, fondateur de Teasio, le .
Les six points de l'organisation
| Étape | Ce que l'acheteur attend | Le risque | Ce qui le couvre |
|---|---|---|---|
| Qualifier | CV nommés, diplômes, inscriptions (RPPS ou ADELI pour un professionnel de santé), certificat Qualiopi de la structure | Un profil non conforme écarte l'offre ou le coach | Dossier par intervenant tenu à jour, dates de validité suivies |
| Contractualiser | Statut clair : salarié, indépendant, sous-traitant déclaré | Requalification, sous-traitance non déclarée | Contrat type par statut, DC4 quand il le faut, tarifs horaires gelés sur la durée du marché |
| Former | Des pratiques homogènes entre sites | Des séances inégales, des dossiers mal tenus | Parcours type, charte de saisie, formation à l'outil de deux heures, guide illustré |
| Affecter | Prise en charge dans les délais sur tout le territoire | Un coach saturé, un autre vide | Affectation par territoire et par public, vue des dossiers actifs par coach |
| Suivre | Heures réalisées, émargement, jalons tenus | Heures facturées non justifiées, rendez-vous hors délai | Compteur d'heures, émargement horodaté, alertes sur les jalons en retard |
| Remplacer | Référent remplaçable sous quinze jours, continuité des parcours | Dossiers orphelins, historique perdu | Dossier unique transférable d'un coach à l'autre, remplaçant nommé dès l'offre |
Confidentialité et rôles
Dans un dispositif, le coach n'a pas à voir les bénéficiaires d'un autre coach, et le financeur n'a pas à lire les notes de séance. Les droits se règlent par rôle : l'accompagnant accède à ses dossiers, le coordinateur de site à son équipe, le gestionnaire national à l'ensemble, le financeur aux indicateurs et aux exports qui lui sont destinés. Les notes de séance restent au coach ; ce qui remonte au financeur, ce sont les présences, les heures, les jalons et les sorties.
Trois indicateurs par coach, chaque semaine
- Dossiers actifs : combien de personnes en cours, par rapport à la file active prévue dans le cahier des charges ; c'est l'indicateur d'affectation.
- Délai moyen du premier rendez-vous depuis l'orientation : c'est l'engagement le plus contrôlé par les acheteurs ; un coach au-dessus du délai reçoit moins d'affectations la semaine suivante.
- Heures réalisées par rapport aux heures prévues par parcours, avec émargement : c'est ce qui sera facturé et ce qui sera contrôlé.
Les indépendants et les intervenants occasionnels
- Un accès à l'outil sans frais supplémentaire pour les intervenants occasionnels : un psychologue qui intervient sur deux dossiers, un formateur pour un atelier, invités sur les séances concernées.
- Le même dossier, la même saisie : l'indépendant travaille dans le dossier du dispositif, pas dans son outil personnel ; les données restent chez le titulaire du marché.
- Une facturation adossée aux heures tracées : l'indépendant facture ce que le compteur et l'émargement montrent ; le titulaire facture le financeur sur la même base.
Questions fréquentes
Un coach indépendant doit-il être déclaré comme sous-traitant ?
S'il exécute une part de la prestation pour votre compte, oui dans la plupart des marchés publics : déclaration par le formulaire DC4, à l'offre ou en cours d'exécution avec acceptation de l'acheteur. Les règlements précisent parfois les conditions ; un indépendant portant plus d'un certain volume peut aussi rejoindre un groupement.
Comment éviter qu'un coach garde les dossiers dans ses propres outils ?
En rendant l'outil commun plus simple que l'outil personnel : agenda, visio, notes, documents et émargement au même endroit, sur mobile. Et en l'écrivant dans le contrat : les données du dispositif appartiennent au titulaire du marché et restent dans la plateforme du dispositif.
Que faire quand un coach quitte le dispositif en cours de marché ?
Transférer ses dossiers, avec l'historique, au remplaçant nommé dans l'offre ; prévenir les bénéficiaires concernés ; informer l'acheteur quand le règlement l'exige (remplacement d'une personne nommément désignée sous quinze jours dans certains marchés). La continuité se juge sur l'absence de rendez-vous manqués.
À lire aussi
- Groupement, sous-traitance et clausesRépondre
- Logiciel pour cabinet de coachingPage Teasio
- Traçabilité et émargementPage Teasio
Christophe Fruytier · Fondateur de Teasio.
Dix-sept ans d'innovation RH, ex-directeur de l'innovation au comité exécutif de BPI Group. Il lit les dossiers de consultation avec les clients de Teasio et construit leurs réponses avec eux.
Sources
Sources
- France Travail, avis « Défi Santé Emploi » (professionnel de santé inscrit, moyens humains par lot) — boamp.fr ; « Activ'Créa Emergence » (certification Qualiopi exigée) — boamp.fr ; Département de l'Essonne, marché 04 (équipe nommée dans l'offre) — boamp.fr
- Maximilien, fiche technique n° 8 (sous-traitance, DC4) — maximilien.fr
- Département des Hautes-Pyrénées, appel à candidatures 2026 (référent de parcours, feuilles d'émargement, groupes de quinze) — hautespyrenees.fr ; Département de la Somme, appel à projets 2026-2028 (files actives par territoire) — somme.fr
- CCAP d'un marché universitaire de 2026 (remplacement d'une personne nommément désignée sous quinze jours) et consultation privée d'octobre 2026 (interlocuteur unique avec remplaçant identifié, mesure nominative de la présence) : documents lus par Teasio, cités sans nom d'acheteur.