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De la notification au premier bénéficiaire : le calendrier de mise en place
Les délais de prise en charge courent dès le démarrage du marché. Le calendrier qui suit tient en six semaines, avec la charge de chacun : vous, l'acheteur, l'éditeur. C'est aussi celui que l'acheteur veut lire dans votre mémoire.
Par Christophe Fruytier, fondateur de Teasio, le .
Le calendrier en six semaines
| Semaine | Ce qui se passe | Vous | L'acheteur | L'éditeur |
|---|---|---|---|---|
| Avant | Préparation pendant la consultation : parcours type, rôles, documents, questionnaires, exports, formation initiale des coachs | 2 jours | — | Paramétrage, relecture |
| S0 | Notification ; réunion de lancement avec le référent de l'acheteur ; validation des circuits d'orientation et du format de reporting | 1 jour | Demi-journée | Présent |
| S1 | Ajustement du paramétrage aux décisions prises ; comptes des coachs ; marque blanche si prévue ; modèles de convention et d'émargement | 1 jour | Validation des modèles | 2 à 3 jours |
| S2 | Formation des coachs à l'outil et au parcours ; test complet d'un dossier de bout en bout ; test de l'export mensuel | 2 heures par coach | — | Formation, support |
| S3 | Premières orientations ; premiers rendez-vous dans les délais ; vérification des saisies | Activité normale | Orientations | Support |
| S4 à S6 | Montée en charge ; premier export mensuel vérifié ligne à ligne avec le référent ; corrections | Activité normale + 1 jour | Relecture de l'export | Ajustements |
| Ensuite | Reporting le 30 de chaque mois ; point mensuel ; bilan annuel avant comité de pilotage | 1 jour par mois | Point mensuel | Suivi |
Reprendre un dispositif existant
Quand vous succédez à un autre prestataire, ou quand vous migrez vos propres dossiers, ajoutez une étape de reprise entre S1 et S2 : import des bénéficiaires en cours (fichier Excel ou CSV), vérification sur un échantillon, sauvegarde préalable, puis bascule. Les acheteurs attendent une migration pilote sur un échantillon représentatif avant la migration complète, et un support pendant la phase de stabilisation.
Ce que l'acheteur vérifiera
- Les délais de prise en charge dès les premières orientations : c'est le premier indicateur regardé, souvent avec pénalité.
- Le premier reporting : format, exhaustivité, identifiants ; un export faux le premier mois coûte des semaines de confiance.
- La continuité : dans certains marchés, une période de vérification de service régulier (30 jours avec moins de 2 % d'indisponibilité dans un marché de plateforme lu en 2026) conditionne la réception.
- Les documents signés : conventions avec les bénéficiaires, contrat de sous-traitance de données avec l'éditeur, attestations d'assurance, avant le premier rendez-vous.
Questions fréquentes
Peut-on paramétrer la plateforme avant de savoir si le marché est gagné ?
Oui, et c'est recommandé : le parcours type, les rôles et les modèles se préparent pendant la consultation, sur un compte gratuit ou de démonstration. Si le marché est gagné, il reste les décisions qui dépendent de l'acheteur ; sinon, le paramétrage sert à la consultation suivante.
Que faire si l'acheteur impose son propre outil de suivi ?
Garder votre outil pour l'accompagnement (agenda, visio, notes, émargement, heures) et produire l'export au format de l'outil du financeur à la fréquence demandée. Les acheteurs qui imposent un outil (SharePoint, Nextcloud, plateforme régionale) attendent un dépôt, pas une double saisie quotidienne. Vérifiez au cadrage si l'outil imposé est une plateforme de dépôt ou un outil de gestion complet.
Combien de temps prévoir pour la formation des coachs ?
Deux heures pour l'outil, autant pour le parcours et la charte de saisie, puis un point après la première semaine d'activité. Les coachs qui ont saisi un vrai dossier de bout en bout pendant la formation ne reviennent pas avec les questions de base.
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Christophe Fruytier · Fondateur de Teasio.
Dix-sept ans d'innovation RH, ex-directeur de l'innovation au comité exécutif de BPI Group. Il lit les dossiers de consultation avec les clients de Teasio et construit leurs réponses avec eux.
Sources
Sources
- Département de la Somme, appel à projets insertion 2026-2028 (reporting le 30 de chaque mois, bilan annuel avant comité de pilotage) — somme.fr
- France Travail, avis « Défi Santé Emploi » (délais de prise en charge et reporting dans le CCAP et le CCTP) — boamp.fr
- Marché universitaire de plateforme de 2026 (mise en ordre de marche, vérification d'aptitude et vérification de service régulier de 30 jours chacune, moins de 2 % d'indisponibilité), appel d'intérêt québécois de 2026 (migration pilote sur un échantillon représentatif, support pendant la stabilisation) et consultation d'un groupe industriel de 2025 (calendrier avec charge côté prestataire et côté acheteur) : documents lus par Teasio, cités sans nom d'acheteur.
- Délais de mise en place Teasio (plateforme opérationnelle en quelques jours, projet de quatre à huit semaines, formation des coachs) : réponses Teasio à des appels d'intérêt de 2026, documents de travail.