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Comment produire le reporting mensuel au financeur sans ressaisie ?
« Ce tableau sera à compléter impérativement, pour le 30 de chaque mois, directement sur le SharePoint. » Le reporting est une obligation contractuelle, et la première cause de temps perdu dans un dispositif. La règle : saisir une fois, à la source, exporter au format du financeur.
Par Christophe Fruytier, fondateur de Teasio, le .
Ce que les financeurs demandent
| Financeur | Fréquence et format | Canal | Contenu |
|---|---|---|---|
| Département (insertion, RSA) | Tableau nominatif mensuel, bilan annuel avant comité de pilotage, bilan financier avec justificatifs | SharePoint, Nextcloud, outil « Parcours Solidarités RSA », référencement DORA | Entrées, sorties, typologie des sorties, accès à l'emploi, recrutements, présences |
| France Travail (accords-cadres) | Indicateurs et délais définis dans le CCTP, suivi des prestations par bénéficiaire | Outils de France Travail, facturation en ligne | Délais de prise en charge, étapes réalisées, résultats aux échéances du marché |
| Programme financé par le FSE+ ou une région | Rapport par période, indicateurs de réalisation et de résultat, pièces justificatives par participant | Plateforme de gestion du programme, Démarches simplifiées | Participants, heures, sorties, justificatifs d'éligibilité |
| Grand compte privé (programme national) | Fichier nominatif mensuel, rapport trimestriel, bilan annuel ; exports à structure stable | Export, tableau de bord partagé | Présence nominative horodatée, satisfaction, indicateurs d'impact standardisés |
La méthode : une donnée, une saisie, un export
- Cartographier les champs du financeur. Pour chaque colonne du fichier attendu : d'où vient la donnée (inscription, séance, jalon, sortie), qui la saisit, à quel moment. Une colonne sans source est une colonne qu'on inventera le 29 du mois.
- Mettre chaque champ dans le dossier bénéficiaire. Statut, date d'orientation, date du premier rendez-vous, séances avec émargement, jalons, type de sortie, date de sortie : le coach saisit en séance, pas en fin de mois.
- Construire l'export une fois. Colonnes dans l'ordre du financeur, identifiant unique par bénéficiaire, dates au même format, libellés conformes à sa nomenclature ; l'export devient un modèle réutilisé chaque mois.
- Contrôler avant de déposer. Le 25 : dossiers sans premier rendez-vous dans les délais, séances sans émargement, sorties sans type ; le coordinateur corrige avec les coachs. Le 29 : export, relecture, dépôt.
- Garder les justificatifs à portée. Émargements, heures, documents signés : ils servent au service fait, à la facturation (Chorus Pro pour les acheteurs publics français) et aux contrôles.
Ce que coûte la ressaisie
Un coordinateur qui reconstitue chaque mois le fichier du financeur à partir des agendas et des mails de dix coachs y passe plusieurs jours ; les erreurs se découvrent au contrôle, parfois des mois plus tard, avec des heures non payées à la clé. Les cahiers des charges le savent : les grilles d'exigences privées distinguent désormais les indicateurs « automatisés » de ceux qui demandent une saisie, et notent les premiers. Un reporting outillé est à la fois une preuve d'exécution et un coût fixe maîtrisé dans votre offre.
Questions fréquentes
Le financeur impose son outil : faut-il y saisir directement ?
Vérifiez ce qu'il impose : la plupart des outils imposés (SharePoint, Nextcloud, plateformes régionales) sont des canaux de dépôt d'un fichier. Quand l'outil est un véritable outil de gestion à alimenter au fil de l'eau, négociez au cadrage une saisie par import mensuel plutôt qu'une double saisie quotidienne ; à défaut, limitez la double saisie aux champs strictement exigés.
Quelles données personnelles peut-on transmettre au financeur ?
Celles que le marché ou la convention prévoit, et pas davantage : identifiants, statuts, présences, sorties. Les notes de séance et les contenus d'échange restent chez vous. Le contrat précise qui est responsable de traitement ; votre éditeur est votre sous-traitant au sens de l'article 28, avec un contrat signé avant le démarrage. Voir Souveraineté et RGPD.
Comment gérer un changement de format demandé en cours de marché ?
En modifiant le modèle d'export, pas la saisie : si les données sont dans le dossier, un nouveau format est une nouvelle disposition des colonnes. Demandez le nouveau format par écrit, avec une date d'application, et testez-le sur le mois en cours avant le dépôt.
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Christophe Fruytier · Fondateur de Teasio.
Dix-sept ans d'innovation RH, ex-directeur de l'innovation au comité exécutif de BPI Group. Il lit les dossiers de consultation avec les clients de Teasio et construit leurs réponses avec eux.
Sources
Sources
- Département de la Somme, appel à projets insertion 2026-2028 (tableau à compléter pour le 30 de chaque mois sur le SharePoint, bilan annuel, DORA, indicateurs) — somme.fr
- Département des Hautes-Pyrénées, appel à candidatures 2026 (feuilles d'émargement, bilans, justificatifs sur Nextcloud, outil « Parcours Solidarités RSA ») — hautespyrenees.fr ; Département de l'Essonne, marché 04 (facturation en ligne requise) — boamp.fr
- France Travail, avis « Créascope » (indicateurs et reporting définis dans le CCTP) — boamp.fr ; Médiateur des entreprises, guide marchés publics (Chorus Pro, service fait) — economie.gouv.fr
- Consultation privée d'octobre 2026 pour un programme national (fichier nominatif mensuel, rapports trimestriel et annuel, exports à structure stable avec identifiant unique et dates normalisées, indicateurs automatisés distingués des indicateurs saisis) : document lu par Teasio, cité sans nom de client.