Votre logiciel de coaching traite des données sensibles : celles de vos bénéficiaires, leurs parcours, vos échanges — parfois des éléments liés à leur situation personnelle ou professionnelle. En tant que responsable de traitement, le RGPD vous impose des obligations précises. Pourtant, peu d'outils affichent une vraie transparence sur ce qu'ils font réellement de ces données.
Voici six points concrets à vérifier avant de choisir votre plateforme.
1. Où sont hébergées vos données ?
C'est la question de base — et souvent la première esquivée. De nombreux outils généralistes hébergent leurs données aux États-Unis, sous le régime du Cloud Act, qui peut autoriser des autorités américaines à y accéder sans votre consentement ni celui de vos bénéficiaires.
La conformité RGPD exige un hébergement sur le territoire de l'Union européenne. Mais une mention vague « cloud européen » ne suffit pas : demandez à votre prestataire le pays d'hébergement précis et le nom du datacenter. C'est une information qu'un fournisseur sérieux doit être en mesure de vous communiquer immédiatement.
2. Le consentement de vos bénéficiaires est-il tracé ?
Le RGPD impose que le consentement soit libre, éclairé — et surtout traçable. Dans une relation d'accompagnement, cela concerne au minimum : la collecte des données personnelles, l'utilisation éventuelle de l'IA pour les comptes-rendus, et chaque évolution des conditions générales d'utilisation.
Votre logiciel doit vous permettre de prouver qu'un consentement a bien été recueilli, à quelle date, dans quelle version des CGU. Sans cette traçabilité, vous ne pouvez pas répondre à un contrôle de la CNIL ni à une réclamation de bénéficiaire.
3. Vos échanges passent-ils par des services tiers ?
Messagerie, visioconférence, formulaires… Si chacun de ces modules repose sur un service externe — Gmail, Zoom, Google Forms —, vous multipliez les responsables de traitement. Chacun applique sa propre politique de confidentialité, souvent hors du cadre européen.
Un environnement véritablement souverain regroupe tous ces usages dans une seule plateforme, sans passerelle vers des services tiers. C'est la différence entre un assemblage d'outils et une plateforme pensée pour la confidentialité des échanges professionnels.
4. L'IA utilisée est-elle conforme à l'IA Act ?
Si votre logiciel propose de la retranscription automatique ou des résumés de séances, il repose sur de l'intelligence artificielle. Depuis l'entrée en vigueur de l'IA Act européen, ces traitements doivent respecter des obligations précises : transparence sur le fonctionnement, absence d'utilisation des données pour entraîner des modèles tiers, traitement maintenu sur territoire européen.
Vérifiez que votre prestataire peut justifier de sa conformité à ce règlement — pas seulement au RGPD. Les deux sont complémentaires, et les obligations de l'IA Act s'ajoutent à celles déjà existantes.
5. Les droits de vos bénéficiaires sont-ils effectivement garantis ?
Droit d'accès, de rectification, de suppression : le RGPD impose que ces droits soient réels et facilement exerçables. Votre logiciel doit vous permettre de les mettre en œuvre rapidement — et de garder une trace de chaque action pour le cas d'un audit ou d'une réclamation.
Une charte vie privée formalisée, accessible et à jour, est le minimum attendu. Si votre prestataire ne peut pas vous la transmettre facilement, c'est un signal d'alerte.
6. La traçabilité suffit-elle à un dossier Qualiopi ?
Si vous êtes certifié Qualiopi — ou en démarche de certification —, la traçabilité des parcours est un critère qualité central. Connexions, progressions, interactions de chaque bénéficiaire doivent être horodatées, consultables, et exportables à la demande.
Un logiciel qui ne permet pas d'exporter un dossier d'audit complet rapidement vous mettra en difficulté lors de votre prochaine évaluation. Les adaptations réalisées pour des raisons d'accessibilité doivent également être notées et disponibles à la demande.
Ce que Teasio met en place sur chacun de ces points
Chez Teasio, ces critères ont structuré la conception de la plateforme dès le départ — pas comme des cases à cocher après coup.
Hébergement & souveraineté
Les données sont hébergées en France et à Francfort, au sein de l'Union européenne. La visioconférence, la messagerie et les parcours restent dans un environnement entièrement souverain, sans dépendance à des services tiers.
Consentement & droits
Le consentement est collecté explicitement à chaque étape, chaque évolution des CGU est tracée, et les droits d'accès, de rectification et de suppression sont garantis par une Charte vie privée formalisée.
IA Act & traçabilité Qualiopi
L'IA de Teasio — retranscription et résumés de séances — respecte l'IA Act européen. Les connexions, progressions et interactions des bénéficiaires sont horodatées et exportables en un clic pour vos dossiers d'audit Qualiopi.
Pour les coachs et cabinets engagés dans une démarche qualité, c'est aussi un argument concret à faire valoir auprès de vos propres clients.
Juliette Dulac
Ingénieure pédagogique
